股权部开展“档案大整理” 促进档案管理和利用

从去年11月下旬至今年2月的两个多月时间里，股权管理部如火如荼地开展了一次“档案大整理”，有效地促进股权管理档案的管理和利用。

由于公司股东人数较多，各类资料保存的年头较久，且资料的查找次数较频繁，因此，股权部大部分相关档案，至今无法移交公司档案室统一管理。一直以来，档案管理都是作为部门整体工作中一块较为重要的内容。由于年头太久，股权部原本保存的档案袋有了不同程度的破存，后来新留存的资料没有系统的保存方式，原有的保存方式（包括材料规格、装订方式、保存用的档案袋或盒、标记方式、编号方法等）都需要更新。

去年11月下旬开始，股权部派人到公司综合档案室参观、学习，并针对部门各类档案的情况就装订、保存、分类等方面进行请教、探讨，形成一套系统的档案整理规范。本着“精装订、细分类、严编排、巧存放”的原则，全面、彻底地对各类有保存价值的资料进行管理。

图为已经整理的档案

精装订。在公司档案室学习了三孔一线装订法及其适用范围，购入自动热熔铆管的凭证装订机，争取规范保存个人股东分红收据及一些个人分红银行回单。

细分类。为了便于查找和翻阅，股权部将各类资料作了细致的分类。例如，将历年的个人股东分红的开户申请表、收据及报表，归类为“个人分红收据及开户申请表”，并按照年份从2000年至2015年分类、整理、排序，将13年的相关材料近上万份整理装盒，共163卷。我们将原先收藏在档案箱的早年的认购协议书按地区分类后保存到档案盒里，共整理出101卷。股权部此次共分类整理出各类档案近300卷，重点对个人分红收据及开户申请表、认购协议书、法人股拆细原始资料进行了新一轮规整。

严编排。将各类资料分类归整到档案盒以后，根据各类材料的分类情况，按照年份、地区、法人单位的股权账号等进行进一步的编排，编上分类号、档案号，贴上统一规格的标签，达到方便查询的目的。同时，也在电脑上建立了电子档案，对文件材料题名、分类号、案卷号、卷数作了记录，更加方便查找。

巧存放。“巧存放”的目的是达到整齐、美观的效果，同时在实用性上达到便于查询和完整永久保存的目的。与往年不同，为了更好保存好一些原始的档案资料，股权部将部门不是经常性查询的档案整理好后移交到公司综合档案室作永久保存。

此次“档案大整理”，历时相对较久，参与整理的人数多（部门各代理处均派人参与整理），根据工作实际需要，结合专业档案管理要求，对各类需保存的原始资料、文件文稿、报表凭证、协议合同等等具保存价值的档案进行一次彻底的规整。在整理的过程中，对部门所有资料的存放归档作了一次系统的安排，对今后档案保存工作有一定的指导意义。股权部将不懈努力，不断学习研究和改进档案管理方式，规范档案管理工作，更好地服务好股东。

陈丽莉